Предположим, имеется таблица users с полями id,name, passwd, etc, при том что id - уникальный, и таблица заказов order с полями id, user, status, time, data
При логине скрипт делает запрос
select * from users where name='$name'
проверяет passwd, если все в порядке - запрашивает
select status,data from order where user=$id
получая пачку заказов этого клиента.
Стирать старые заказы можно предоставить самому пользователю, а можно ввести в скрипт запрос
delete from order where time<'$old_time'
( поле time должно быть типа timestamp, тогда не нужно заботиться о его заполнении )
Теперь скрипт для конторы:
сперва делает запрос
select * from order
получая список заказов,
после чего может изменить статус нужного заказа через
update order set status='$status' where id='$id'
где $id - номер пользовательс записи в users полученный предидущим запросом из order.user
В принципе, можно стирание старых заказов с тем-же успехом и в этот скрипт поставить, опять-же, вручную или по времени.
Всего хорошего,
Cobold.